請求書の書き方には、法律上の定まった形式はなく、国税庁HPで請求書の記入必須項目５つが紹介されているだけです。
- 書類作成者の氏名又は名称
- 取引年月日
- 取引内容
- 取引金額（税込み）
- 書類の交付を受ける事業者の氏名又は名称
・出典：請求書等の記載事項や発行のしかた
ビジネスマナーとして、消費税など事細かく記載しておいた方がいいので、詳しく紹介しておきます。
目次
請求書の書き方
発行日
請求書の発行日、取引きをした年月日を書くことが必要になります。いったいいつ書かれていたのか、そしていったいいつ取引きをしたのかわからなければそもそも書類の意味がありません。そのような意味においては、日付は明確にしておくことです。
後でトラブルが発生した場合、きっちり発行日を書いておけば証拠になります。
請求書番号
あとで管理するのが、楽になります。ユニークな通番を付けておきましょう。
宛名
書類の交付を受ける事業者の名前を明確に記入することが必要です。つまり、取引きをして相手の名前を書くことにより、一体誰と取引きをしたのかが明確になるでしょう。
自分の屋号、住所、電話番号など
自分の屋号、住所、電話番号なども記入するようにしましょう。
個人事業主は、屋号ではなく、個人名で記入してもOKです。
請求の内容
取引き内容も書いておく必要があります。お金を請求する場合、どのような内容で取引を行ったのかを明確にしなければ、相手としてもよくわかりません。
商品名・商品の数量・商品の単価・商品の金額を明記します。
相手も、他にも取引きをしている可能性がありますので、いったいなんの請求が一瞬で分からないことが多いです。ですが、一体どのような内容の取引きをしたかを明確化しておく必要があります。
合計金額
当然、金額を書くことも重要になります。金額の可否方は、特に決まりはありませんが、しっかりと点をつけるようにしましょう。
消費税分も明記する必要があります。
請求金額
請求額は、合計金額に消費税分を上乗せした税込み価格で記載します。
振込先
振込先の銀行名・支店名・口座番号・口座名義を記載します。フリガナも明記しておくのがビジネスマナーです。
請求書へのハンコは必要ない
請求書にハンコを押すことは義務ではなく、偽造防止する目的で習慣化されたものです。特に、請求書への印鑑がなくても、法的には問題ありません。
もし、ハンコを押しておきたいなら電子印鑑を利用してください。
請求書の保管期間
個人事業主が請求書の保存を義務付けられている期間は、青色申告、白色申告にかかわらず5年間です。
ただ、帳簿は7年間保存する必要があるため、請求書も7年間保存しておくとよいでしょう。
請求書の有効期限
２年後には債権が、法律上消滅します。
もし、取引先の締日に間に合うように送付したのに入金がない場合は、まず請求書が届いているかを確認してみるとよいでしょう。
請求書の送付で注意すべきこと
メールで送る時の注意点
請求書をメールで送る場合、事前に先方にメールで送っても良いか、確認をとっておくことが大切です。
送る場合は、偽造されないようデータ形式は、「PDF」にして送ってください。
封筒で郵送時の注意点
封筒に書く場合にも、特に細かい決まりはないです。「請求書在中」とだけ記入をしておけば特に問題はありません。しかも、この時には赤い文字で記入をしておいてもよいです。
相手にわかりやすいようにしておけば、相手としても中身を開けずに要件を確認することができます。
請求書はテンプレートを活用しよう
wordやexcellでひな型を作っておくとよいでしょう。ひな型を作っておけば、毎回相手に請求するたびに、ひな形へ必要事項を書けばよいからです。
もし自分で作ることが苦手な場合や作り方がよくわからない場合には、テンプレートなどがインターネット上にありますのでそれを利用してみるのも一つの方法になります。
テンプレートを利用すれば、時間が節約できるだけでなく適切な文面にすることも可能です。しかも、多くの人がそれを利用しているとすれば、それ自体は多くの人にとって分かりやすいことを意味しています。このように、たくさんの人が使っているものを積極的に利用してみましょう。
会計・確定申告ソフトと請求書を連携すると売掛金管理が楽になるよ！
請求書の発行が多い事業者は、請求書と会計データを連携させておくと、売掛金管理が楽になり回収忘れはなくなりますよ。